تصميم التقارير-إدراج رأس- تذييل

أهمية تصميم التقارير

نظراً لأهمية إصدار التقارير في أي عمل تجاري باستخدام البرامج المحاسبية المخصصة، لكونها توفر صورة دقيقة وشاملة عن الوضع المالي للشركة أو المؤسسة، فتساعد في اتخاذ قرارات معتمدة على بيانات دقيقة، كما أنها تعزز من الشفافية والمصداقية أمام الشركاء والمستثمرين، وتعبر عن تنظيم أعمال الشركة وتسهل الالتزام بالمعايير المحاسبية والقوانين المحلية.

واعتماداً على التطورات التكنولوجية الحديثة التي توفر أدوات متقدمة لإصدار تقارير سريعة ومتنوعة تقلل من الوقت والجهد والأخطاء البشرية، كان لا بد من الاهتمام بتصميم التقارير وتخصيصها بشكل احترافي قبل طباعتها وتقديمها. 

تصميم التقارير في برنامج الأمين

تمثل التقارير الصادرة عن برنامج الأمين الواجهة الرئيسية للشركات التي تعتمد عليه في إدارة أعمالها وإصدار تقاريرها، لذا تم التركيز على تصميم هذه التقارير لتعطي صورة إيجابية عن دقة البيانات وتنظيمها وتُظهر كفاءة النظام في تقديم معلومات مالية موثوقة ومرتبة. 

ويوفر برنامج الأمين 9 بعض الإمكانيات لتصميم رؤوس وتذييلات التقارير.

ما المقصود بتصميم رأس التقرير وتذييل التقرير؟

في برنامج الأمين 10 يُستخدم كل من رأس التقرير وذيل التقرير لتنظيم محتوى التقارير وجعلها أكثر وضوحاً، فيخصص رأس التقرير لإضافة معلومات تعريفية يلزم وجودها قبل عرض التقرير، مثل عنوان التقرير، اسم الشركة، التاريخ.

ويخصص ذيل التقرير لإضافة معلومات ختامية، مثل التوقيعات، الملاحظات، أو الملخصات النهائية، وقد يحتوي أيضاً على بيانات التواصل أو ملاحظات حول حقوق الطبع والنشر.

أدوات تصميم التقارير

إذا طلب المستخدم معاينة تقرير "جرد المواد" على سبيل المثال، كما يلي:

يعرض البرنامج التقرير المطلوب ليتمكن المستخدم من قراءته وطباعته، وللوصول إلى أدوات التحكم بتنسيق التقرير قبل الطباعة؛ يجب الضغط على زر الطباعة.

يظهر التقرير بالشكل الافتراضي لطباعته، ويوفّر البرنامج في شريط الأدوات ضمن نافذة طباعة التقرير أداتان تستخدمان للتحكم برأس التقرير وتذييله، هما: إعدادات الصفحة، إدارة الرؤوس والتذييلات.

وإن الإمكانيات التي يتيحها برنامج الأمين 10 في زر إدارة الرؤوس/التذييلات هي ذاتها التي يوفرها في تبويبة "رأس وتذييل" ضمن أداة "إعدادات الصفحة"، إنما تم إدراج زر مخصص بها ضمن شريط الأدوات للوصول السريع وتحديد الهوامش والرؤوس والتذييلات بسهولة أكبر.

تعريف المصطلحات

لا بد في البداية من توضيح المصطلحات المستخدمة ضمن التقارير في برنامج الأمين 10، فيمكن أن يوجد في كل تقرير:

• اسم التقرير: مثل تقرير جرد المواد.
• معلومات التقرير: وهي معلومات أساسية لكل تقرير، توضع في ترويسة التقرير وتتضمن بيانات يختارها المستخدم قبل معاينة التقرير، فعلى سبيل المثال في تقرير جرد المواد يمكن أن تكون المعلومات الأساسية:

فيكون التقرير:

• عناصر أخرى: يمكن أن يتضمن التقرير عدداً من الأجزاء مثل الهوامش والرؤوس والتذييلات ويتم التحكم بإعداداتها ومحتواها وفق الهدف من التقرير، فقد تُستخدم هذه الأجزاء لكتابة بعض المعلومات أو تبقى فارغة، ولكل جزء من هذه الأجزاء مسمى خاص به، وهي كما يلي:

الهامش العلوي في ورقة الطباعة

المسافة الفارغة بين أعلى حافة الورقة وأول سطر من النص أو المحتوى المطبوع، يساعد في جعل المستند أكثر تنظيماً ويسهّل القراءة والطباعة، ويمنع قطع النص أثناء القص أو التجليد، ويمكن تعديله وفق حاجة المستخدم من خيارات الطباعة.

الهامش السفلي في ورقة الطباعة

هو المسافة الفارغة بين أسفل حافة الورقة وآخر سطر من النص أو المحتوى المطبوع، يضمن هذا الهامش أن النص أو المحتوى لا يصل إلى حافة الورقة مباشرة، مما يُحسن من تنسيق المستند ويسهل قراءته.

رأس التقرير

جزء يخصص في بداية التقرير ضمن أول صفحة من التقرير فقط، ولا حاجة لتكراره في كل صفحات التقرير.

ذيل التقرير

جزء يوجد في نهاية آخر صفحة من التقرير فقط، ففي كل تقرير ذيل واحد.

رأس الصفحة

جزء مرتبط بالتقرير، يوضع قبل التقرير ويتم تكراره في كل صفحات التقرير، قبل جدول التقرير.

تذييل الصفحة

جزء مرتبط بالتقرير، يوضع بعد التقرير ويتم تكراره في كل صفحات التقرير، بعد جدول التقرير.

إدراج الرؤوس والتذييلات

يمكن إدراج عنصر أو أكثر في رأس أو ذيل صفحة التقرير وفق ما يحتاجه العمل، ويتم ذلك إما من إعدادات الصفحة أو إدارة الرؤوس والتذييلات.

إدراج الرؤوس والتذييلات من إعدادات الصفحة

يتوفر في شريط الأدوات في نافذة طباعة التقارير أداة تسمى "إعدادات الطباعة"، وعند الضغط عليها تنبثق نافذة للتحكم بإعدادات الصفحة وتتضمن زراً للتحكم في رأس وتذييل التقرير ضمن تبويبةٍ مخصصة.

عند الضغط على تبويبة "رأس وتذييل" تظهر النافذة التالية:

تتضمن النافذة إمكانية التحكم بأجزاء صفحات التقرير التالية: هامش علوي- هامش سفلي- رأس الصفحة- تذييل الصفحة- رأس التقرير- تذييل التقرير، فيختار المستخدم ما يحتاجه من القائمة المنسدلة إلى جانب كل عنصر، وذلك وفق ما تم تصميمه وحفظه سابقاً، فالحالة الافتراضية لجميع العناصر هي "بدون".

يوفر البرنامج تصميمَين جاهزَين لمساعدة المستخدم في اختيارها فوراً دون الحاجة لضبط إعداداتها، وهما "تاريخ الطباعة" في الهامش العلوي، و"رقم الصفحة" في الهامش السفلي لكثرة استخدام هذه الهوامش، فيمكن للمستخدم اختيارها فوراً.

ويكون شكل رقم الصفحة بالشكل التالي:

وبالتأكيد يمكن تعديل طريقة عرض الأرقام والتواريخ من زر "إعدادات الصفحة".

إدراج الرؤوس والتذييلات من زر إدارة الرؤوس والتذييلات

يوفر برنامج الأمين 10 أداة مخصصة تسمى "إدارة الرؤوس/التذييلات" في شريط الأدوات في نافذة طباعة التقارير، ويتيح الضغط عليها الوصولَ الفوريّ لإدراج رؤوس وتذييلات التقرير وتعديلها وإدارتها ومعاينتها.

فبالضغط على زر "إدارة الرؤوس والتذييلات" ثم توسيع القائمة المتوفرة إلى جانب أحد العناصر، يمكن استعراض العناصر المصممة والمحفوظة سابقاً.

كما أنه بالضغط على السهم المجاور لزر "إدارة الرؤوس/التذييلات" تنبثق قائمة منسدلة تتيح إدراج الرؤوس والتذييلات والهوامش، وتتضمن ما يلي:

وبعد الضغط على العنصر المراد إدراجه (هامش علوي على سبيل المثال) يتم اختيار المطلوب من بين العناصر المصممة والمحفوظة سابقاً.

تصميم عناصر جديدة لرأس التقرير وتذييله

يتيح برنامج الأمين 10 إضافة عناصر جديدة للتقارير باستخدام المصمم المخصص لهذه الغاية (ويمكن الاطلاع على كيفية استخدام المصمم في المقالة المخصصة لذلك)، فإذا أراد المستخدم إضافة هامش علوي، وبعد الضغط على زر جديد- هامش علوي، تظهر له النافذة التالية:

تسمح نافذة التصميم بتصميم هامش علوي جديد باستخدام تبويبة "إدراج".

فيمكن للمستخدم تصميم الهامش المناسب بإدراج صورة أو مربع نص أو غير ذلك، وعلى سبيل المثال، إذا اختار المستخدم "مربع نص" فيمكنه كتابة النص الذي يريد عرضه في الهامش العلوي والتحكم بتنسيقه باستخدام الأدوات المتاحة. 

فإن كتب عبارة "هامش علوي" واختار نوع الخط وجعل مقاسه "20" والمحاذاة في المنتصف وما إلى ذلك من تنسيقات تناسبه، فيمكنه حفظ الهامش باسم مناسب، بالضغط على زر "حفظ".

فتنبثق النافذة:

وبعد تحرير اسم والضغط على زر "موافق" يظهر اسم الهامش الجديد مع الهوامش العلوية المصممة (إضافة إلى الهامش الافتراضي المتضمن تاريخ الطباعة)، ولمعاينة التصميم يتم الضغط عليه فيعرضه البرنامج في القسم السفلي من النافذة.

وبالطريقة نفسها يمكن تصميم وإضافة أي عنصر جديد.

إدارة الرؤوس والتذييلات

يستخدم زر "إدارة الرؤوس/التذييلات" للتحكم بكل ما يتعلق بالرؤوس والتذييلات، مثل إنشاء عناصر جديدة (هوامش أو رؤوس..) وتعديلها، ومعاينتها، وعرض العناصر المصممة سابقاً. فبالضغط على زر "إدارة الرؤوس والتذييلات" في شريط الأدوات، أو على السهم المجاور له واختيار الزر في نهاية القائمة كما يلي:

تظهر النافذة التالية:

ويمكن منها استعراض الهوامش الافتراضية أو المصممة سابقاً باستخدام زر التوسيع الجانبي.

زر جديد

يستخدم لإضافة عناصر جديدة، فهو يتيح عرض قائمة لاختيار نوع العنصر المراد إنشاؤه.

يمكن أيضاً الوصول إلى نافذة إدارة الرؤوس والتذييلات من الزر المتوفر في إعدادات الصفحة- تبويبة رأس وتذييل.

التحكم بالرؤوس والتذييلات

يتيح البرنامج التحكم بجميع العناصر باستخدام أزرار "تحرير"- "إعادة تسمية"- "حذف".

يتم تفعيل هذه الأزرار عند الضغط على أحد العناصر، كما يلي:

فإذا اختار المستخدم أحد العناصر وضغط على زر "تحرير" فسيتمكّن من إجراء التعديلات على العنصر وذلك بالعودة إلى نافذة التصميم، فإن اختار رأس الصفحة المصمم سابقاً والمسمى "مسودة"؛ فيمكنه تحريره مجدداً.

ويمكنه أيضاً إعادة تسمية أيّ من العناصر.

ويمكن للمستخدم حذف أحد العناصر بالضغط على زر "حذف".

خيارات التحكم بمواضع معلومات التقرير

يمكن التحكم بمواضع ظهور المعلومات الأساسية للتقرير مع الهوامش والتذييلات، وذلك باستخدام أداة خيارات في الشريط الأساسي لنافذة الطباعة.

فعلى الرغم من ضبط إعدادات رأس الصفحة في التقرير فإنه لا يظهر في التقرير وفق الإعدادات الافتراضية لهذه الخيارات، كما يلي:

ولإظهار رأس الصفحة يتم تحديد خانة الاختيار لطباعة رأس الصفحة بالصفحة الأولى، عندها يصبح التقرير على الشكل التالي:

ويمكن تكرار عرض معلومات التقرير بالخيارات التالية:

مثال

إذا صمّم المستخدم بعض العناصر، واختار الهامشَين الافتراضيَين في الهامش العلوي (التاريخ) والسفلي (رقم الصفحة)، ثم اختار رأس الصفحة بعد تصميمه كما يلي:

واختار تذييل الصفحة كالآتي:

وصمم اسم الشركة ليكون في رأس التقرير.

ووضع توقيع المدير في أسفل يسار التقرير- تذييل التقرير.

وحدد في الخيارات أن تظهر معلومات التقرير (اسم التقرير: جرد المواد، والعملة والفترة) في أعلى رأس التقرير. فيكون التقرير على الشكل التالي:

في الختام، يمكن التأكيد على أنه في برنامج الأمين يمكن توضيح المعلومات الأساسية للتقارير في بداية الصفحة للتعرف على محتوى التقرير وموضوعه بسرعة وإضافة معلومات تفصيلية أو ملاحظات في نهاية التقرير مما يجعل التقارير أكثر رسمية واحترافية، وتعزز الهوية البصرية للشركة، وتسهل الوصول إلى المعلومات الأساسية بالنسبة للمستخدمين أو العملاء الذين يستعرضون التقرير.