الحقول المحسوبة في التقارير

ما المقصود بالحقول المحسوبة في التقارير؟

تعرض تقارير البرامج المحاسبية مجموعة من الأعمدة التي تحتوي على بيانات أساسية تساعد المستخدمين في تحليل المعلومات واتخاذ قرارات أكثر دقة وفعالية، وقد صُممت هذه الحقول الافتراضية لتلبية احتياجات غالبية مستخدمي البرامج استناداً إلى سيناريوهات عمل شائعة. 

ومع ذلك، من الممكن أن يواجه بعض أصحاب الأعمال متطلبات خاصة تتطلب استخراج بيانات إضافية أو إجراء حسابات غير متوفرة في الحقول الافتراضية؛ ففي هذه الحالات، يمكن للمستخدمين إضافة أعمدة فارغة إلى التقارير لكتابة قيم محددة يتم احتسابها يدوياً. 

ما هي ميزة الحقول المحسوبة في برنامج الأمين 10؟ 

يوفّر برنامج الأمين لحلول الأعمال في إصداره العاشر حلاً برمجياً لإدراج حقول في التقارير تتضمن بيانات إضافية متقدمة، وذلك عبر تطوير ميزة الحقول المحسوبة. 

تمنح هذه الميزة مستخدمي البرنامج مرونة في تصميم التقارير، إذ تتيح إضافة حقل جديد -أو أكثر- إلى الحقول الافتراضية لأيّ من تقارير البرنامج بهدف إدراج بيانات غير متوفرة في التصميم الأساسي للتقرير، كما يوفر البرنامج خيارات متطورة لاحتساب القيم المطلوبة داخل هذه الحقول باستخدام أساليب مخصصة. 

علاوةً على ذلك، يمكن حفظ الحقول المضافة لضمان ظهورها عند معاينة التقرير مجدداً، مما يسهم في تسهيل العمل وتحقيق تجربة أكثر كفاءة تلبي احتياجات المستخدمين المتنوعة.

كيفية إضافة الحقول المحسوبة في التقارير 

عند معاينة مستخدم برنامج الأمين تقريرَ أرباح المواد -على سبيل المثال- قد يرغب بمعرفة نسبة مبيع كل مادة من إجمالي المبيعات، ويلاحظ أن حقول التقرير الافتراضية لا توفر هذه البيانات، إلا أنه بإمكانه إضافة حقل مخصص لإدراج النسبة المطلوبة، باستخدام المعادلة التالية: 

نسبة مبيع المادة = قيمة مبيع المادة ÷ إجمالي المبيعات. 

ولتنفيذ ذلك ضمن البرنامج؛ يستعرض المستخدم التقرير من تبويبة "مواد" ضمن الشريط الرئيسي للبرنامج ثم يختار "أرباح المواد" من المجموعة المسماة "تقارير الأرباح"، وبعد ظهور نافذة "أرباح المواد" يضغط على زر "معاينة". 

يعرض البرنامج التقرير المطلوب، يضغط المستخدم على زر "إدارة الحقول المحسوبة" في الشريط الرئيسي لأدوات التقرير.

فيعرض البرنامج النافذة التالية: 

تتيح هذه النافذة إنشاء الحقل الجديد وإدراج المعادلة المناسبة لاحتساب النسبة المطلوبة مباشرة ضمن التقرير، وذلك بالضغط على زرّ "جديد"، فتظهر نافذة "إضافة حقل محسوب". 

تتضمن الحقول المتاحة إدخال ما يلي: 

الاسم 

وهو اسم الحقل المراد إضافته، ولا بد أن يكون هنا باللغة الإنكليزية ولِيَكُنْ مثلاً،  SalesRate، كما أن البرنامج لا يسمح بترك مسافات بين الكلمات، عندها تظهر رسالة الخطأ التالية: 

العنوان 

يُكتب العنوانِ في المستطيل المخصص، مثل: "نسبة مبيعات المادة من الإجمالي". 

التنسيق 

تتيح القائمة المنسدلة في حقل التنسيق عدة خيارات هي: 

ويمكن هنا اختيار نسبة مئوية، لأن المثال المطروح يتطلب إضافة حقل يتضمن في قِيمه نسباً مئوية. 

التعبير

عند الضغط على النقاط المتوفرة في حقل التعبير تظهر نافذةُ محررِ التعبير. 

تتيح هذه النافذة كتابة المعادلة اللازمة لاحتساب القيم المطلوبة وذلك باختيار الحقول من مجموعة حقول، إذ تحوي هذه المجموعة أسماء حقول التقرير الافتراضية، إضافة إلى مجموعتي ثوابت وعمليات، كما يضم المحرر مجموعات من التوابع أو الدوال، مثل "تاريخ ووقت"، و"منطق"، و"حِساب"، و"نصّ"، و"تجميع". 

فبالضغط على "حقول" ثم النقر مرتين بماوس الحاسب على salse، يعرض البرنامج ما يتم اختياره في الجزء العلوي المخصص من النافذة. 

 ثم باختيار إشارة / من مجموعة عمليات (بالضغط مرتين).

 يلي ذلك اختيار التابع Sum Of من مجموعة تجميع (بالضغط مرتين)، وهو التابع المخصص لحساب المجموع. 

 ثم يتم انتقاء salse مرة أخرى من مجموعة حقول، لتظهر المعادلة كاملة ضمن المحرر. 

وبالضغط على زر "موافق"، تكتمل بيانات الحقل المحسوب كما يلي: 

 وبعد الضغط على زر "موافق" يضيف البرنامج معلومات الحقل إلى نافذة إدارة الحقول المحسوبة. 

 وعند الضغط على زر "موافق" يضيف البرنامج الحقل الجديد إلى أعمدة التقرير بشكل فوري. 

ونلاحظ أن البرنامج يحتفظ بالحقل المحسوب ضمن حقول الجدول فيصبح بإمكان المستخدم استخدام الحقل الجديد في حساب حقول أخرى أي بناء حقل محسوب جديد بالاعتماد على حقل محسوب سابق، كما يلي: 

ولا بد من الإشارة إلى أن برنامج الأمين 10 يتيح إنشاء عدد كبير جداً من الحقول المحسوبة نظراً لإمكانياته المتنوعة في كتابة معادلات رياضية متعددة ومتقدمة وحساب القِيم الناتجة عنها. 

حفظ التقرير مع الحقل المحسوب الجديد 

يمكن للمستخدم حفظ التقرير بالشكل الجديد بعد إضافة الحقول المحسوبة باستخدام زر الحفظ، كما يلي: 

وعند إغلاق التقرير ومعاينته مجدداً يظهر العمود الجديد بشكل افتراضي. 

إدارة الحقول المحسوبة 

تتيح نافذة إدارة الحقول المحسوبة التعديل على حقل مضاف مسبقاً أو حذفه أو إضافة حقل جديد، ولا بد من التنويه إلى أنه عند محاولة التعديل على حقلٍ محسوب مضاف مسبقاً؛ فالبرنامج لا يسمح بتعديل اسم الحقل. 

إذن، فإن ميزة الحقول المحسوبة تسهّل على مستخدمي برنامج الأمين 10 تخصيص التقارير وجعلها أكثر مرونة مما يُمكّن المستخدمين من تحقيق كفاءة أكبر في أداء مهامهم وتلبية احتياجات العمل الفريدة.