الجرد المستمر .. قصة و استخدام
القصة
تعتبر معرفة قيمة البضاعة الموجودة لدى التاجر أو المنشأة من الأهمية بمكان لما لدورها في تحديد نتيجة الدورة أو معرفة مطرح الزكاة أو من أجل إعادة التقييم لأهداف المنافسة و دراسة الأسواق . و بداية كان يتم حساب هذه القيمة عن طريق جرد فيزيائي للمستودع و تدوين الكميات مع أسعار التكلفة و بعد الضرب و الجمع سينتج لدينا قيمة البضاعة ، و واضح صعوبة هذه الطريقة و خاصة اذا كان هناك توزع جغرافي للمستودعات و عدد الأصناف كبير .
و بالتالي كان لا بد من الوصول إلى طريقة أسرع من ذلك ، و خاصة إذا اضطرت إدارة المنشأة إلى معرفة قيمة الجرد في لحظة معينة قبل أغلاق الفترة المالية ، و هنا لمعت الفكرة عند ( أبو سند الفواتيري ) بأن نقوم بعمل تسجيل تاريخي لكلفة الصنف لحظة بلحظة حسب حركته ادخالا و اخراجا ، و هكذا ظهرت طريقة الجرد المستمر بحيث بأي لحظة من الآن و صاعدا أصبح بالإمكان معرفة قيمة المخزون عن طريق معاينة دفتر الاستاذ لحساب المخزون الذي أصبح الظل الملازم للحركة المستودعية .
الاستخدام
تقديم
بناء على المقدمة سيحل حساب المخزون محل الحسابات التي تتحرك عادة في الفواتير ، فقيد المشتريات سيصبح على الشكل التالي : (من ح/ المخزون الى ح/ المورد) ، و قيد مرتجع المشتريات سيصبح ( من ح/ المورد إلى ح/ المخزون ) . و بالنهاية ستختزل حسابات معادلة الكلفة ( بضاعة أول المدة + المشتريات _ بضاعة آخر المدة ) بحساب المخزون ، و سيحل محلها ضمن حساب المتاجرة حساب تكلفة المخزون . وضمن فاتورة المبيعات سيكون القيد على الشكل التالي من (ح/ تكلفة المخزون الى ح/ المخزون ) إضافة إلى قيد المبيعات الأساسي . و نلاحظ هنا أن حساب المخزون مرة يكون مدينا و مرة دائنا ، و بالتالي فإن رصيد هذا الحساب في أي لحظة يعبر عن قيمة المخزون . و من هذا العرض المحاسبي السريع يمكن أن نستنتج القاعدة التالية : أي حركة مستودعية تتحرك أو تولد سعر التكلفة سيكون حساب المواد في قيدها المتولد هو حساب المخزون . و أي حركة مستودعية يكون فيها السعر مغاير لسعر التكلفة ( مثل المبيعات ) سيكون لدينا قيدين محاسبيين أحدهما قيد المخزون ، محققين بذلك القاعدة الأساسية أن حساب المخزون دائما موجود في أي سند قيد ناتج عن الحركة المستودعية .
ضمن برنامج الأمين
ضمن برنامج الامين سنقوم بضبط الحسابات التي يتم من خلالها توليد سند القيد ضمن الفواتير و التي نجدها بالأماكن التالية : إدارة الانماط ( نمط الفاتوة ) ، الحسابات ضمن مجموعات المواد ، و الحسابات ضمن زر مزيد في الفاتورة . وهنا نميز بين نوعين من الفواتير ، النوع الأول : الفواتير التي تتحرك موادها بسعر الكلفة أو التي تولد سعر الكلفة ، و النوع الثاني : الفواتير التي تتحرك بسعر مغاير لسعر الكلفة .
ضبط النوع الأول
في هذا النوع وضمن حساب المواد نضع حساب المخزون ، و في حال كانت الحسميات و الاضافت تؤثر على سعر التكلفة علينا أيضا أن نضع نفس حساب المخزون ضمن حساب الحسميات و الاضافات . و لاننس أن نختار نوع السعر الذي سيتولد قيد المخزون على أساسه و غالبا ما يكون هو سعر الكلفة بالوسطي المرجح . وهذا النمط ينطبق على فواتير الشراء و فواتير الادخال و الاخراج الداخلية التي يكون أسعار موادها بالكلفة ، و ينطبق هذا أيضا على فواتير عملية التصنيع .
ضبط النوع الثاني
في هذا النوع من إدارة الانماط نقوم بتفعيل خيار الجرد المستمر لنستطيع تحديد حسابي ( تكلفة المخزون و المخزون ) مع إبقاء بقية الحسابات الافتراضية على ماهي عليه حسب تحديد المستخدم لها . و ينطبق هذا النوع على فواتير المبيعات و مرتجع المبيعات .
حالة خاصة
هي حالة فاتورة مرتجع المشتريات ، و الاشكالية هنا أننا في حال حُركت هذه الفاتورة بسعر مغاير لسعر التكلفة في حينه ، و هذا الأمر طبيعي طالما أن السعر يمثل ذمة للمورد ، فهنا حساب المخزون سيحمل بقيمة مختلفة عن الكلفة ، و بالتالي سيختلف رصيد المخزون عن قيمة البضاعة ، و لحل هذا الاشكال نقوم بوضع الحسابات التالية بعد تفعيل خيار الجرد المستمر ضمن نمط فاتورة مرتجع المشتريات :
- حســــاب المواد : فروقات مرتجع المشتريات.
- حساب التكلفة : فروقات مرتجع المشتريات.
- حساب المخزون : حساب المخزون.
القيد الافتتاحي
فاتورة بضاعة أول المدة طبعا لا تولد قيد بشكل تلقائي ، و بالتالي و عند تسجيل القيد الافتتاحي نقو م بقيد قيمة المخزون يدويا و التي تساوي مجموع فواتير بضاعة أول المدة في الحالة الافتراضية.
مزايا و مساوئ استخدام طريقة الجرد المستمر
+ بهذه الطريقة سيكون ضبط المخزون أفضل بكثير من طريقة الجرد الدوري خاصة أنها هذه الطريقة لا تصلح في حال كان لدينا إخراج بالسالب.
+ من الناحية المحاسبية الصرفة مفيدة أكثر من أجل عمل المقارانات من أجل ضبط بعض النتائج من أكثر من طريق.
+ تكشف لنا و بسرعة و لحظة ادخال الفاتورة فيما اذا كانت المادة غير مسعرة بالتكلفة.
+ مطلوبة من بعض الأنظمة العالمية.
+ نتيجة المزايا السابقة سنحصل على قراءة المعلومات المالية بشكل أسرع و صحيح.
+ ستعطي نتائج حقيقية 100% في حال كان قيد المخزون يتولد بسعر التكلفة حسب الوارد أولا صادر أولا.
– لم أجد أية مساوئ على استخدام هذه الطريقة في الجرد.
ملاحظات على الاستخدام
- في حال كانت المادة غير مسعرة ، سواء بالكلفة أو بأحد أسعار بطاقة المادة ، فسوف تظهر رسالة تفيد بأن سعر التكلفة = 0 و بالتالي سوف لن يتولد قيد الجرد المستمر .
- اذا كان هناك إخراجات بالسالب ، ستكون هناك نتائج غير صحيحة.
- تعديل فاتورة المبيعات من خلال زر تعديل سيؤدي إلى توليد قيد بالكلفة الحالية ، و بالتالي ستكون هناك نتائج غير صحيحة في حال كانت الكلفة الحالية مغايرة للكلفة بتاريخ الفاتورة ، و لحل هذه المشكلة علينا إعادة توليد القيود من قائمة أدوات | إدارة | صيانة الملفات | إعادة توليد القيود.
- في حال كان هناك تغيرات على سعر التكلفة من خلال تعديل القيم المؤثرة فيه ، علينا عندئذ إعادة حساب سعر التكلفة من قائمة أدوات | إدارة | صيانة الملفات | تدقيق أرصدة المواد و الأسعار ، و بعد ذلك نقوم بإعادة توليد القيود من جديد . و في حال كان لدينا فواتير داخلية ( تسويات جردية، تلف، عينات، هدايا، تصنيع .. و أي فاتورة مفترض أن تتحرك بسعر التكلفة، علينا قبل إعادة توليد القيود وبعد تدقيق أرصدة المواد و الأسعار إعادة تسعير الفواتير حسب سعر الكلفة من نافذة الصيانة أيضا.
- وجود حساب المخزون ضمن أي قيد غير مرتبط بأي حركة مستودعية سيؤدي إلى نتائج خاطئة ، و لمعرفة ذلك يمكن طلب ميزان المراجعة لحساب المخزون مع عدم تفعيل الفواتير كمصادر للتقرير.
- أولوية قراءة الحسابات الافتراضية عند توليد سند القيد من الفاتورة مرتبة على الشكل التالي : الحسابات من زر مزيد ، حسابات المادة ، حسابات المجموعة ، حسابات النمط.
- في حال كنا نستخدم الجرد الدوري ( النهائي ) يمكن بعمليات الضبط و اعادة توليد القيود التحويل الى طريقة الجرد المستمر.
- يطلب الانتباه الى تحديد خيار التأثير على سعر التكلفة ضمن الفاتورة ، بحيث يفعل فقط للفواتير التي تولد الكلفة ، و نستبعد ذلك عن الفواتير التي تتأثر بسعر الكلفة.
- من حيث المبدأ يفترض أن يتطابق حساب تكلفة المخزون مع تكلفة المبيعات من تقرير أرباح المواد ، و هذا مفيد من أجل المقارنات و التأكد من صحة العمل.
- تقرير حركة المواد حسب الأسعار مع اختيار ( السعر : التكلفة في حينه ) مع اختبار الأقل أو الأكبر مفيد من أجل مقارنة سعر التكلفة لأحد مواد الفواتير الداخلية
- لا يمكن الاستفادة من تعدد التكلفة للمادة الواحدة إلا اذا استخدمنا نظام الفروع.
- ستكون هناك نتائج خاطئة في حال كان هناك فواتير ليس لها قيود ، و يمكن كشف ذلك من خلال قائمة مواد | تقارير الحركة | تقرير حركة اجمالي الفواتير مع تفعيل خيار الفواتير التي ليس لها قيود.
- و ربما هناك ملاحظات أخرى ، ربما لم تظهر لي أو أنها ذهبت نسيانا، و لا ننس أنه فوق كل ذي علم عليم.